¿Qué son los temas que tienes en tu bandeja de entrada?, ¿Requieren acción?, ¿Son proyectos?, ¿Se puede eliminar?
Si os acordáis en la primera eta del GTD lo que hicimos fue recopilar o capturar cualquier cosa que nos llamara la atención, y dijimos que todo lo capturado era como la materia bruta, que aun faltaba tratarlo para ver de que se trataba.
Pues bien, en esta segunda etapa, como su nombre indica, lo que vamos a hacer es procesar o aclarar, todo lo que tenemos en la bandeja de entrada para saber de que se trata exactamente, y para ello hay un esquema con una serie de preguntas que nos puede ayudar.
Hay que tener en cuenta, que el segundo paso va muy asociado al tercer paso en GTD que es Organizar.
Lo primero de todo que hay que preguntarse al coger un elemento de la bandeja de entrada es:
¿Qué es?
¿Qué significado tiene para ti este elemento?, ¿qué relación tiene contigo?, ¿es una idea, es una posibilidad, existe un compromiso de hacer o es simplemente información?.
Una vez hemos analizado el elemento viene la siguiente pregunta:
¿Requiere acción?
Y evidentemente podemos responder de dos formas:
No requiere acción
Que en ese caso ya veremos como lo tratamos en el siguiente paso
Sí requiere acción
Pero cuando decimos acción, decimos en un corto periodo de tiempo, o sea ¿tienen una fecha de vencimiento objetiva o si no la hago esta semana ocurre algo malo?.
Nos hemos de preguntar si requiere una o más de una acción, si requiere más de una acción será un proyecto. No obstante, sea un proyecto o una sola acción, tenemos que ver:
¿Cuál es la siguiente acción a realizar?
Una vez tenemos clara la acción a realizar viene la siguiente pregunta:
¿Lo puede hacer otra persona?
Si lo puede hacer otra persona, entonces hay que delegarlo, recuerda que se delega la acción no la responsabilidad.
Si no lo puede hacer otra persona, nos hemos de preguntar:
¿Tardo más en organizarlo que en hacerlo?
Es la famosa regla de los dos minutos, si te lleva menos de dos minutos hacerla hazla porque tardas más en organizarla que en hacerla. Cuando se dicen dos minutos no son exactos, es simplemente una tarea muy corta que se puede hacer casi sin pensar, como reenviar un correo o algo similar.
Si no podemos delegarlo y lleva más de dos minutos la siguiente acción es
Aplazarla o posponerla
Esto no quiere decir que pase al olvido, sino que en la siguiente etapa la de organizar, pondremos la tarea para hacer en el momento más idóneo.
Algunas cosas que tenemos que tener en cuenta
Ojo con la regla de los dos minutos
La regla de los dos minutos, está bien, pero tiene dos peligros, uno es que tengamos tantas pequeñas acciones que al final estemos todo el tiempo haciendo estas pequeñas tareas y el trabajo se nos vuelva en algo reactivo. La segunda, es que nos puede parecer que una tarea nos llevará menos de dos minutos y después se alarga, porque somos muy malos estimando tiempos, siempre nos sobreestimamos. A más de uno nos habrá pasado decir, contesto rápido este email y después nos liamos y tardamos 20 minutos en redactar el email porque hemos querido poner referencias, adjuntos y explicar muy bien el tema.
La fecha de vencimiento objetiva
Es importante el termino objetivo, no hay que poner fechas subjetivas como decir esto lo haré en este momento o en este otro momento (justo lo contrario a lo que dice el bloqueo de tiempo o Time Blocking, en este punto chocan). Las cosas se harán lo más rápido posible en el mejor momento. Pero esto lo hablaremos más adelante.
Por tanto, las fechas que tendremos en cuenta, son las fechas objetivas como una fecha que nos da de entrega de un proyecto o una cita que tengamos agendada con alguien.
Hay que alejarse de comprometerse innecesariamente con una fecha determinada, si puedes evitar dar fechas evítalo, puedes dar estimaciones, etc.
Bueno, pues esta sería la segundo etapa del GTD, aclarar o procesar. Como ves queda un poco cojo porque nos queda saber que pasa con muchos elementos, pero esto lo veremos en la siguiente etapa que organizar. Pero lo importante de esta etapa, es entender qué es lo que tenemos en la bandeja de entrada, si requiere acción, si hay que delegarlo o si hay aplazarlo o hacerlo ya.
La semana que viene hablaremos de:
- Direcciones IP.
- Ataques de denegación de servicios.
- Tipos de servidor para una Web.
- Detección de ideas de negocio.
- La tercera etapa del GTD u organizar.
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